1. OBJETIVO:
Garantizar que todo tratamiento de datos personales de empleados, clientes, proveedores, y otros grupos de personas, obtenidos o proporcionados a AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., se lleve a cabo en cumplimiento de las regulaciones locales aplicables.
2. DEFINICIONES:
3. ALCANCE:
Esta política es de cabal cumplimiento por parte del personal de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. y aplica para el tratamiento de datos personales obtenidos en el desempeño de la actividad económica.
4. PRINCIPIOS Y ORGANIZACIÓN:
4.1. Principios relacionados al procesamiento de datos personales.
El procesamiento de datos personales por parte de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. está sujeto a los siguientes principios, de conformidad con lo dispuesto en la normativa local vigente:
4.2. Empleados.
La normativa local para el tratamiento de datos personales y los principios de la presente Política, son vinculantes para todos los empleados de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. y para aquellos que no siendo parte de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. reciben, almacenan o tratan, a través de cualquier medio, datos personales de empleados, clientes, proveedores y otros grupos de personas relacionadas al desarrollo de su actividad económica.
Los empleados que tienen acceso a datos personales solo pueden tratarlos de conformidad con las instrucciones de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. y al amparo de lo que disponga la normativa aplicable.
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
5.1. Autorización para Recopilación de Datos Personales.
En todos los casos en los que se recopilen Datos Personales y sea legamente requerido, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. obtendrá la autorización respectiva por parte del Titular de Datos Personales, en los términos previstos en esta Política y la normativa aplicable.
5.2. Recopilación de Datos Personales.
Esta Política identifica las siguientes circunstancias principales bajo las cuales AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. podría requerir o recibir Datos Personales para el adecuado desarrollo de sus actividades económicas, sin perjuicio de que puedan originarse bajo otras necesidades.
En ningún caso, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. recopilará, obtendrá, tratará o cederá a terceros ajenos a la compañía, los datos personales que maneje en virtud del ejercicio de su objeto social, sin el consentimiento previo de los titulares.
En el marco del normal desempeño de sus actividades, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. utilizará la información obtenida, previo consentimiento expreso del titular, para los siguientes fines:
Tratamiento de datos personales del talento humano de la compañía: Para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., con el consentimiento otorgado a esta Política, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. podrá acceder a la siguiente información personal: (i) aquella información que suministre o suministraré relacionada con el contrato de trabajo que suscribí con AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. (entre otra: nombre, identificación, datos de contacto, lugar de domicilio, historia laboral, perfil laboral, posición actual, las funciones que desempeño en el desarrollo de mi trabajo, la compensación y los beneficios que percibo), (ii) aquella información personal que no siendo mía, he entregado y entregaré a AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. para el correcto ejercicio e implementación de la relación contractual que tenemos (por ejemplo y entre otra: datos de hijos y esposa para el reparto de utilidades o, de ser el caso, inclusión en planes de telefonía móvil o seguros de vida), (iii) historia clínica y resultados de exámenes médicos ocupaciones realizados en cumplimiento del Contrato laboral que suscribí con AEQUUS-ECONOMICS S.A.S.; y, (iv) de ser requerido por AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., datos biométricos de registro de acceso y salida.
Las finalidades del tratamiento de datos personales por parte de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. son las siguientes: (i) administrar la información personal para el correcto desempeño de las funciones que me han sido encargadas, (ii) adoptar las medidas necesarias para proteger mi salud e integridad física y emocional, (iii) para uso interno de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. en cumplimiento con lo que dispone la normativa laboral y de seguridad ocupacional vigente, (iv) para, de ser el caso, usarla en procedimientos administrativos o judiciales, (v) para gestionar la participación de los empleados en las actividades y programas de salud y seguridad ocupacional efectuados por la compañía en el desarrollo de funciones; y, (vi) para autorizar el ingreso a sus sistemas informáticos internos.
En conclusión, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. sólo podrá utilizar los Datos Personales para los fines que fueron entregados. AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. mantendrá los registros necesarios para demostrar cuándo y cómo obtuvo el consentimiento por parte de los titulares, así como mantendrá la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento, mismos que solo serán revelados en cumplimiento de las leyes o regulaciones aplicables, o para cumplir con una orden judicial o de la autoridad de control competente; en cuyo caso, la compañía notificará de manera inmediata al titular para que pueda tomar las medidas que considere adecuadas.
Los datos recopilados, obtenidos o proporcionados por el titular, previo consentimiento expreso, se conservarán únicamente por el tiempo necesario para el fin previsto y se eliminarán después de cumplir con su finalidad o una vez transcurrido el período de conservación, esto es, de diez (10) años contados a partir del otorgamiento del consentimiento; o, en su defecto, se anonimizarán impidiendo que se identifique o haga identificable a un titular de la información.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES:
6.1. Derechos de los Titulares de Datos Personales.
Los Titulares de Datos Personales tendrán los siguientes derechos con relación a sus Datos Personales:
| DERECHO | FORMA DE EJECUCIÓN |
|---|---|
| Acceso | El titular de la información podrá solicitar información y acceder a sus datos enviando un correo electrónico a contact@aequusecon.com |
| Rectificación | El titular de la información podrá modificar sus Datos Personales cuando sean inexactos. |
| Supresión | El titular de la información podrá solicitar la eliminación de sus Datos Personales, cuando así lo requiera. |
| Portabilidad | El titular de la información podrá solicitar a AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. la transferencia o comunicación de sus Datos Personales a otro responsable del tratamiento. Luego de completada la transferencia, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. procederá a su eliminación o anonimización. |
| Otros Derechos | Cuando corresponda, el titular de la información podrá solicitar a AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. un detalle del uso y finalidad de sus datos personales, así como el tiempo y vigencia de su almacenamiento. |
El ejercicio de estos derechos es gratuito.
6.2. Excepciones a los derechos de rectificación, actualización, eliminación y/o portabilidad:
No proceden los derechos de rectificación, actualización, eliminación y/o portabilidad, en los siguientes casos:
7. SEGURIDAD:
AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, determinará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un alto nivel de protección de los datos personales durante su tratamiento respectivo, cumpliendo con los estándares determinados en la legislación local aplicable.
Se incentivará la implementación de herramientas informáticas que permitan sistematizar el control de los datos personales tratados por la compañía, así como la evaluación de posibles amenazas que pongan en peligro el sistema de protección de datos para mitigar los riesgos potenciales.
8. PROHIBICIÓN DE REPRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN DE AEQUUS:
Al aceptar esta política, te comprometes a no reproducir, distribuir, enviar y/o copiar, sin el consentimiento expreso de AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., el contenido generado por ésta.
9. CONTACTO:
Para cualquier inquietud sobre el tratamiento de datos personales, solicitudes de rectificación, modificación, eliminación o envío de quejas, puede comunicarse directamente con AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. a través del correo electrónico contact@aequusecon.com
10. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA:
Cambios en la política de tratamiento de Datos Personales de privacidad.
AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. podrá revisar, y, si es necesario, modificar la presente Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento; en cuyo caso, y de ser aplicable, la notificará para recabar su consentimiento previo para continuar tratando sus datos personales.
Vigencia.
Esta Política de Protección de Datos Personales entrará en vigor a partir de su publicación.
1. OBJECTIVE:
To guarantee that all personal data processed of employees, customers, suppliers, and other groups of people obtained or provided to AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. is carried out in compliance with the applicable local regulations.
2. DEFINITIONS:
3. SCOPE:
This policy is fully compliant on behalf of the staff of AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. and applies to the processing of personal data obtained in the performance of economic activity.
4. PRINCIPLES AND ORGANIZATION:
4.1. Principles related to personal data processing.
The processing of personal data by AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. is subject to the following principles, in accordance with the current local regulations:
4.2. Employees.
The local regulations for the processing of personal data and the principles of this Policy are binding on all employees of AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. and those who, while not being part of AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., receive, store or process personal data of employees, customers, suppliers, and other groups of people related to the development of their economic activity.
Employees who have access to personal data can only process it in accordance with the instructions of AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. and under the provisions of applicable regulations.
5. PROCESSING OF PERSONAL DATA:
5.1. Authorization for the Collection of Personal Data.
In all cases where Personal Data is collected and is legally required, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. will obtain the respective consent from the Personal Data Holder, under the terms provided in this Policy and applicable regulations.
5.2. Collection of Personal Data.
This Policy identifies the following main circumstances under which AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. may require or receive Personal Data for the proper development of its economic activities, without prejudice to other needs that may arise.
Under no circumstances will AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. collect, obtain, process, or transfer to third parties outside the company, the personal data it handles in the exercise of its corporate purpose, without the prior consent of the holders.
In the normal course of its activities, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. will use the information obtained, with the prior express consent of the holder, for the following purposes:
Treatment of personal data of the company's human talent: In order to comply with the labor obligations charged to AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., with the consent granted to this Policy, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. may access the following personal information: (i) the information provided or to be provided related to the employment contract I signed with AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. (among others: name, identification, contact information, place of residence, employment history, job profile, current position, the functions performed in the development of my work, compensation and benefits received), (ii) the personal information that is not mine, but that I have delivered or will deliver to AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. for the proper exercise and implementation of the contractual relationship we have (for example, data on children and spouse for profit sharing or, if applicable, inclusion in mobile phone plans or life insurance), (iii) medical history and results of occupational medical examinations carried out in compliance with the employment contract I signed with AEQUUS-ECONOMICS S.A.S.; and (iv) if required by AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., biometric data for access and exit registration.
The purposes of the processing of personal data by AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. are the following: (i) to manage personal information for the proper performance of the functions that have been entrusted to me, (ii) to adopt the necessary measures to protect my health and physical and emotional integrity, (iii) for internal use by AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. in compliance with the provisions of the current labor and occupational safety regulations, (iv) to use it, if applicable, in administrative or judicial procedures, (v) to manage employees' participation in the health and occupational safety activities and programs carried out by the company in the course of their duties; and (vi) to authorize access to their internal computer systems.
In conclusion, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. can only use Personal Data for the purposes for which it was provided. AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. will maintain the necessary records to demonstrate when and how it obtained consent from the owners, as well as maintain the confidentiality of the personal data subject to processing, which will only be disclosed in compliance with applicable laws or regulations, or to comply with a court order or competent control authority; in which case, the company will immediately notify the owner so that they can take appropriate measures.
The data collected, obtained or provided by the owner, with prior express consent, will be kept only for the time necessary for the intended purpose and will be deleted after fulfilling its purpose or once the retention period has elapsed, which is ten (10) years from the granting of consent; or, failing that, they will be anonymized, preventing the identification or identifiability of an information owner.
6. RIGHTS OF DATA SUBJECTS:
6.1. Rights of Data Subjects.
Data Subjects shall have the following rights in relation to their Personal Data.
| RIGHT | EXECUTIONS FORMS |
|---|---|
| Access | The owner of the information may request information and access to his/her data by sending an e-mail to contact@aequusecon.com. |
| Rectification | The holder of the information will be able to modify his Personal Data when they are inaccurate. |
| Suppression | The owner of the information may request the deletion of his/her Personal Data, when so required. |
| Portability | The owner of the information may request AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. to transfer or communicate his/her Personal Data to another data controller. After the transfer is completed, AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. will proceed to its elimination or anonymization. |
| Other rights | Where appropriate, the owner of the information may request AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. a detail of the use and purpose of their personal data, as well as the time and validity of their storage. |
The exercise of these rights is free of charge.
6.2. Exceptions to the rights of rectification, updating, deletion, and/or portability:
The rights of rectification, updating, deletion, and/or portability do not apply in the following cases:
7. SECURITY:
AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. as the controller of personal data, will determine the appropriate technical and organizational measures to guarantee a high level of protection of personal data during its respective processing, complying with the standards determined in the applicable local legislation.
The implementation of computer tools that allow the systematization of the control of personal data processed by the company, as well as the evaluation of possible threats that endanger the data protection system, will be encouraged to mitigate potential risks.
8. PROHIBITION OF REPRODUCTION OF AEQUUS INFORMATION:
By accepting this policy, you agree not to reproduce, distribute, send and/or copy, without the express consent of AEQUUS-ECONOMICS S.A.S., the content generated by it.
9. CONTACT:
For any concerns regarding the processing of personal data, requests for rectification, modification, deletion, or complaints, you can directly contact AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. through the email contact@aequusecon.com
10. UPDATE AND VALIDITY OF THIS POLICY:
Changes in the privacy policy for the processing of personal data.
AEQUUS-ECONOMICS S.A.S. may review and, if necessary, modify this Personal Data Protection Policy at any time, in which case, if applicable, it will notify you to obtain your prior consent to continue processing your personal data.
Validity.
This Personal Data Protection Policy will enter into force as of its publication.